Allgemeines

Die u-know GmbH ist ein unabhängiger Software-Hersteller (ISV) und entwickelt innovative Softwarelösungen, insbesondere das Produkt u-know, ein KI-gestütztes Daten- und Datei-Management System.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet und das generische Maskulinum verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Das u-know Team erkennt die Vielfalt und Gleichwertigkeit aller Vertragsparteien an, ungeachtet ihrer Geschlechtsidentität, und verpflichtet sie zur Einhaltung seiner Bedingungen in einem Geist der Fairness und Gleichberechtigung.

1  Die Funktionsweise von u-know

Die Software u-know bietet die Möglichkeit eines KI-gestützten, generischen Daten- und Datei Managements mit Enterprise Suchfunktionen, System Integrations-, Workflow- und Automatisierungsmöglichkeiten und die Nutzung von generativer KI (Künstliche Intelligenz), um Fragen über die angebundenen Daten- und Datei-Systeme datenschutz- und datensicherheitskonform stellen zu können.

Zahlreiche Speichersysteme (Dateisysteme), bspw. auch mehrere SharePoint-Instanzen, können an u-know angebunden werden. Dadurch wird die strukturierte Speicherung und Auffindbarkeit von Dateien in allen angebundenen Speichersystemen ermöglicht. Die Verbindungen zu den Speichersystemen werden in u-know als Connections bezeichnet.

Sämtliche Benutzer- und Berechtigungsvorgaben der angebundenen Speichersysteme werden von u-know übernommen, sodass weder eine weitere Berechtigungs-Administration erforderlich ist, noch dass Anwender auf Dateien zugreifen können, für die sie im Speichersystem keine Berechtigung haben.

Das Datei-Management erfolgt anhand von definierten Dokumententypen mit ihren Tags und vorgegebenen Verzeichnis- und Dateinamenskonventionen, die bei entsprechender Berechtigung individuell administriert werden können.

Die integrierte KI lernt anhand der über u-know hochgeladenen Dateien bei wiederkehrenden Vorlagen mit und kann sowohl Dokumententypen als auch die definierten Taginhalte erkennen. Die Anwender müssen lediglich noch eine Plausibilitätsprüfung für die erkannten Inhalte und Zuordnungen durchführen und haben keine Aufwände mehr für die korrekte Verzeichnisauswahl und die Vergabe von Dateinamen. Die Dateien können nach erfolgtem Upload via u-know gefunden werden.

Die Dateien werden in den von den Anwendern bzw. den Unternehmensvorgaben festgelegten Speichersystem gespeichert, u-know speichert keine Dateien.

Die komplett automatisierte Speicherung von Dateien, zum Beispiel mittels Workflows oder per API angebundene Systeme, ist ebenfalls möglich.

u-know ermöglicht über ihre API (https://de.wikipedia.org/wiki/Programmierschnittstelle) und SDK (https://de.wikipedia.org/wiki/Software_Development_Kit) die Anbindung, Integration und Automatisierung mit entsprechenden weiteren Applikationen, wie ERP-Systeme, Workflow-Management, uvm. So kann zum Beispiel Microsoft SharePoint durch u-know als Speichersystem für ein DMS verwendet werden, wenn das verwendete System ebenfalls eine moderne API bietet.

Eine Auflistung der Funktionalitäten und der direkte Vergleich der Produktvarianten ist erreichbar über https://www.u-know.ai/pricing.

1.1  Verlauf beim Upload durch die Anwender

1.
Der User wählt über u-know einen Dokumententypen aus und vergibt die relevanten Tags oder lässt diese durch die KI befüllen.

2.
u-know gibt über die für den Dokumententyp definierten Vorgaben Verzeichnis und Dateiname für die Speicherung auf dem Endpunkt vor.

3.
Das Dokument wird nach den Definitionen direkt im definierten Speichersystem und Verzeichnis mit dem vorgegebenen Dateinamen gespeichert.

1.2  Verlauf bei der Anbindung von Systemen

1.
Der User wählt bei der Ausgabe eines Vorgangs im System die Definition mit u-know in der Ausgabesteuerung.

2.
Die Tags werden automatisch erzeugt, u-know gibt über die für den Vorgang definierten Vorgaben Verzeichnis und Dateiname für die Speicherung auf dem Endpunkt vor.

3.
Das Dokument wird nach den definierten Vorgaben direkt im definierten Speichersystem und Verzeichnis mit dem vorgegebenen Dateinamen gespeichert.

2  Produktvarianten

u-know wird in folgenden Produktvarianten angeboten:

2.1  u-know Private Produktvarianten

u-know Private ist in den Varianten u-know Private und u-know Private+ verfügbar.

2.1.1  u-know Private

Kostenfreie Version mit folgenden Funktionen:

• Nutzung der Clients für alle verfügbaren Betriebssysteme
• Möglichkeit der Einbindung aller privaten Speichersysteme, die in u-know abgebildet sind
• Einblendung von Werbung in den Apps

2.1.2  u-know Private+

Kostenpflichtige Version, Funktionen wie u-know Private, zusätzlich:

• Nutzung der künstlichen Intelligenz zur Erkennung von Dokumententypen und Tag-Inhalten
• werbefrei

Zu privaten Speichersystemen zählen zum Beispiel:

• iCloud
• Google Drive Private

Die aktuell unterstützten Speichersysteme sind auf der Website aufgelistet: https://www.u-know.a/pricing

2.2  u-know Business Produktvarianten

Möchten Anwender oder ein Unternehmen, eine Organisation, Behörde, Institution, o. Ä. seinen Anwendern u-know Nutzungslizenzen zur Verfügung stellen, können die Varianten u-know Business Basic und u-know Business Professional über die Website der u-know oder über einen u-know-Partner gebucht werden.

2.2.1  u-know Business Basic

Kostenpflichtige Version für gewerbliche und/oder institutionelle Anwender/-innen, Funktionen wie u-know Private+, zusätzlich:

Einbindung der gebuchten Business Connections

2.2.2  u-know Business Professional

Kostenpflichtige Version für gewerbliche und/oder institutionelle Anwender/-innen, Funktionen wie u-know Business Basic, zusätzlich:

• API-Nutzungsmöglichkeiten zur Anbindung anderer Systeme (ERP-Systeme, CRM, etc.)
• • Nutzungsmöglichkeit von eigenen Workflows mit Automatisierungs-Apps, wie Microsoft Power Automate

3  System Voraussetzungen

3.1  Internetzugang

Um die angegebenen Leistungen nutzen zu können, ist anwenderseitig mit den eingesetzten Geräten ein Zugang zum Internet erforderlich. Der Zugang zum Internet ist nicht Bestandteil des Lieferumfangs der u-know.

Ebenso der Zugang und entsprechende Berechtigungen für die in u-know einzubindenden Speichersysteme und angebundenen Systeme, zum Beispiel bei Automatisierungen über die API.

3.2  Clients

3.2.1  Webclient

Zur Nutzung des Web-Frontends ist ein gängiger Internet-Browser in aktueller Version erforderlich. Dieser ist erreichbar über die URL https://web.filesapp.com/.

Folgende Browser werden unterstützt und werden bei Versionsanpassungen zeitnah in ihrer jeweils aktuellen Version auf korrekte Funktion getestet:

• Google Chrome
• Microsoft Edge
• Firefox
• Opera
• Safari

Hinweis: u-know ist optimiert für Google Chrome.

3.2.2  Desktop Apps

Die Desktop Clients u-know stehen für folgende Betriebssysteme in der jeweils aktuellen Fassung des Herstellers zur Verfügung:

• Microsoft Windows 10 oder später
• MAC OS 12 oder später

Sie können über den Download-Bereich auf u-know Website heruntergeladen werden unter https://www.u-know.ai/download.

3.2.3  Mobile Apps

Mobile Apps u-know stehen für folgende Betriebssysteme in der jeweils aktuellen Fassung des Herstellers zur Verfügung:

• Apple iPhones und iPads
• Android Smartphones und Tablets

Sie können über den Apple App Store für iPhone und iPad oder den Google Play Store für Android Smartphones und Tablets heruntergeladen werden.

4  Administration

Für die Administration u-know mit ihren Einstellungen, der Verwaltung der Tags und den Dokumententypen steht in der jeweiligen App der Einstellungsbereich zur Verfügung.

Die Anzeige, Erstellung oder Änderung von Dokumententypen und Tags kann nur von Anwendern erfolgen, die auf dem Zielspeichersystem anhand ihrer Logindaten eine entsprechende Berechtigung haben.

Die Möglichkeit Dokumententypen zu administrieren ist nur in den Desktop-Varianten und im Webclient möglich, da ein größeres Display für die Anordnung der Dokumententypen und deren Tags erforderlich ist.

u-know selbst erfordert kein eigenes Benutzer- und Berechtigungs-Management, da sie diese API-basierend vom angebundenen Speichersystem mit dessen Benutzer- und Berechtigungs-Management nutzt, was die Administration vereinfacht.

5  Lizenz Management

5.1  Allgemeine Informationen zum u-know Lizenz-Management

Jeder Anwender hat die Möglichkeit die Anwendung selbst mit einer kostenlosen Lizenz zu nutzen. Darin enthalten ist die gleichzeitige Nutzung der App auf allen Betriebssystemen, für die u-know entwickelt wurde, und per Webclient.

Es können Connections für private Speichersysteme und bei den Desktop-Varianten lokale Laufwerke eingebunden und die Funktionen wie bei den Produktvarianten beschrieben genutzt werden. Bei diesen Connections handelt es sich ebenfalls um kostenlose Lizenzen.

Bei den Business Anwendungen und Connections handelt es sich um gebührenpflichtige Lizenz. Diese sind auf Subscription-Basis erhältlich.

5.2  Lizenzierung u-know Private Produktvariante

Bestätigt der Anwender beim erstmaligen Aufruf u-know Nutzungsbedingungen, steht ihm als Basis-Variante eine kostenlose u-know Private Lizenz zur Verfügung.

5.3  Lizenzierung u-know Private+ Produktvariante

Eine u-know Private+ Lizenz kann direkt im entsprechenden App Store mit dem Account des Anwenders gebucht werden.

5.4 Lizenzierung u-know Business Produktvarianten

Lizenzen u-know Business Produktvarianten können über die Online Store-Funktion u-know Website gebucht werden.

Pro Connection ist eine entsprechende Anzahl an Lizenzen zu buchen. Eine gemischte Buchung der Business Produktvarianten ist möglich, ebenso die Buchung von mehreren gleichen Connections für verschiedene Umgebungen des gleichen Speichersystems.

Die Business Lizenzen werden als Pool-Lizenz gebucht.

5.5  Lizenzverwaltung bei den u-know Business Produktvarianten

Der Account und die damit verbundene E-Mail-Adresse, über den die Lizenzen im Shop u-know gebucht werden, ist automatisch Admin der Connection.

Im u-know Lizenz Manager - der Zugriff erfolgt per Web- oder Desktop-Client - können die Anwender verwaltet werden. Dabei wird pro Anwender eine Lizenz zugeordnet und es können jeweils die Rechte Admin oder Nutzer vergeben werden.

Darüber hinaus haben u-know Admins im u-know License Manager die Möglichkeit, Anwendern u-know Lizenzen zu entziehen.

5.6  Lizenzprüfung bei den u-know Business Produktvarianten

Die Lizenzprüfung bei den u-know Business Produktvarianten, ob für die Anwender eine Lizenz zur Verfügung steht, erfolgt in u-know bei Einrichtung einer Connection und jeweils beim Aufruf einer Connection, zum Beispiel bei der Suche oder dem Navigieren in den Verzeichnissen in der u-know.

Will ein Anwender eine u-know Business Connection hinzufügen und klickt auf das Pluszeichen bei den Connections in der FilesApp, kann er im nächsten Fenster die Art des Konnektors auswählen.

Nach Auswahl der Art des Konnektors wird der Anwender aufgefordert seine E-Mail-Adresse einzugeben, daraufhin werden seitens u-know folgende Konstellationen geprüft:

• für den Konnektor und die entsprechende Domäne ist eine u-know Konnektor Lizenz vorhanden und dem Anwender ist mit seiner Mailadresse eine u-know Lizenz zugeordnet ➝ weiter mit Login
• für den Konnektor und die entsprechende Domäne ist eine u-know Konnektor Lizenz vorhanden und dem Anwender ist mit seiner Mailadresse keine u-know Lizenz zugeordnet ➝ Schaltfeld für Benachrichtigung an Admin, um eine Lizenz anzufordern
• für den Konnektor und die entsprechende Domäne ist keine u-know Konnektor Lizenz vorhanden ➝ Benachrichtigung, dass es noch keine Lizenzen für diese Connection gibt und ob der Anwender eine Lizenz buchen möchte

6  Funktionsumfang

6.2.1  Allgemeine Informationen zum u-know Funktionsumfang

Die Connections zu den Speichersystemen sind in u-know auf API-Basis eingebunden. Das bedeutet, werden in u-know Funktionen wie kopieren, verschieben, löschen oder Freigaben ausgeführt, finden diese auf dem zugrundeliegenden Speichersystem statt. Dabei wird auch die Papierkorbfunktion der Speichersysteme angewandt, sodass Dateien vom Anwender selbst bei Bedarf wiederhergestellt werden können.

Nicht alle Speichersystem-Anbieter bieten den gleichen Funktionsumfang.

Steht eine Funktion in der u-know nicht zur Verfügung, ist diese ausgeblendet oder inaktiv gesetzt.

Aktuell umfassen in allen u-know Produktvarianten hinsichtlich der Connections folgende Funktionsumfänge in Abhängigkeit von den Nutzerrechten der Anwender auf dem jeweiligen Speichersystem:

• Nutzung der Clients für alle verfügbaren Betriebssysteme
• Einbindung aller privaten Speichersysteme, die in u-know abgebildet sind
• Lesen von Dateien und Verzeichnissen
• Ändern von Dateien und Verzeichnissen
• Kopieren von Dateien und Verzeichnissen
• Verschieben von Dateien und Verzeichnissen
• Nutzung des einfachen Uploads von Dateien
• Nutzung des Smart Uploads
• Nutzung des Chats zu Dateien
• Einsicht in die Datei-Historie
• Suche in Verzeichnissen
• Globale Suche nach Dateien
• Verwendung von Suchansichten
• Teilen von Dateien und Verzeichnissen
• Gemeinsames Arbeiten an Dateien

Darüber hinaus bei der Produktvariante u-know Private+:
Erkennung von Dokumententypen und Tag-Inhalten durch die KI

Darüber hinaus bei der Produktvariante u-know Business Basic:
Einbindung der gebuchten Business Connections

Darüber hinaus bei der Produktvariante u-know Business Professional:

• API-Nutzungsmöglichkeiten zur Anbindung anderer Systeme (ERP-Systeme, CRM, etc.)
• Nutzungsmöglichkeit von eigenen Workflows mit Microsoft Power Automate oder weiteren - u. a. Open Source - Workflow Anwendungen

6.2  Uploads von Dateien über u-know

Wie unter Punkt 1.1 schematisch hinsichtlich des Verlaufs dargestellt, können Dateien direkt über u-know auf den angebundenen Speichersystemen (Connections) abgelegt werden.

Hierzu steht in den u-know Clients 'File Upload' über die Schaltfläche und das Kontext-Menü (Rechts-Klick oder Zwei-Finger-Tipp) zur Verfügung.

Auch wenn eine Datei per Drag & Drop oder über die 'Smart Upload' Schaltfläche an die u-know übergeben wird, kann sie ohne den Smart Upload abgelegt werden.

6.2.1  Smart Upload

Für die Anwendung einer strukturierten Datei-Ablage, wie sie im Allgemeinen bei Dokumenten-Management-Systemen (DMS) bekannt ist, steht in der u-know die Möglichkeit zur Verfügung, Dokumententypen mit entsprechenden Tags zu erstellen, sodass die in u-know integrierte KI bei wiederkehrenden Dokumenten die Dokumententypen und deren Inhalte, die in den Tags gespeichert werden, automatisch erkennt und befüllt.

Ein großer Vorteil der u-know liegt darin, dass für die Nutzung der DMS-Funktionalität die eingebundenen Speichersysteme verwendet werden können und nicht ein zusätzliches Speichersystem, zum Beispiel eines DMS-Anbieters.

So könnte man Fotos, Präsentationen oder Belege auch auf einem Google Drive Laufwerk, in SharePoint oder einem eigenen, verschlüsselten Speichersystem wie den Individual Storage abgelegt werden.

Wird eine Datei per Smart Upload an u-know übergeben, startet diese mit einem erweiterten Funktionsumfang. Dabei kann eine eingerichtete Connection ausgewählt werden und die KI (künstliche Intelligenz) der u-know schlägt entsprechende Dokumententypen vor, wenn diese eingerichtet und antrainiert wurden. Anschließend werden Tag-Inhalte automatisch befüllt und die Datei in das im Dokumententypen definierte Verzeichnis unter dem definierten Dateinamen hochgeladen.

Ausführung des Smart Uploads:

Durch Auswahl 'Smart Upload' im linken oberen Bereich in der Desktop App, im Webclient oder am Tablet.

Per Drag & Drop in der Desktop App oder per Auswahl in der Smartphone App.

In der Smartphone App steht auch eine Dokumenten-Scan-Funktion zur Verfügung.

6.2.2  Ablauf beim Smart Upload

Nach Start des Smart Uploads, wie im vorherigen Punkt beschrieben, zeigt u-know zunächst die eingerichteten Speichersysteme an.

In diesem Beispiel wird die 'SharePoint Demo FAV-P' ausgewählt, dort wurde ein entsprechender Dokumententyp für eine Eingangsrechnung konfiguriert.

Nach Auswahl des Speichersystems schlägt u-know die passende Dokumenten-Bibliothek vor, wenn für diesen Absender die KI antrainiert wurde. Dies ist der Fall, wenn zwei bis drei Rechnungen - in dem Beispiel von 'FAV Production' über die u-know erfasst wurden.

Es besteht die Möglichkeit manuell einen Dokumententyp auszuwählen oder den Vorgang ohne Smart Upload fortzusetzen.

Wählt man die Dokumenten-Bibliothek aus, startet die KI der u-know die Dokumententyp-Erkennung.

Die KI schlägt mögliche Dokumententypen vor, je nach Trainingsgrad der KI erfolgen die Vorschläge.

Nach auswählen des entsprechenden Dokumententyps, liest die KI die Tag-Inhalte aus dem Dokument und befüllt die Tags mit den zu übernehmenden Inhalten.

Der Anwender muss lediglich noch eine Plausibilitätsprüfung der Tag-Inhalte durchführen und diese ggf. korrigieren. Die KI lernt bei jedem Vorgang mit und die Erkennungsrate nimmt mit jedem Smart Upload des Dokumententyps zu.

Wie in dem vorherigen Screenshot rechts unten zu erkennen ist, wird durch Auswahl von 'Upload' die Datei auf das in dem Dokumententyp definierte Speichersystem in dem definierten Verzeichnis und mit dem definierten Dateinamen hochgeladen.

Der Dateiname kann über 'Custom filename' noch manuell geändert werden - siehe auch Bereich Dokumententyp-Erstellung.

Wurde ein Dokumententyp noch nicht antrainiert, sind die Tags zunächst leer. Sie können durch die u-know KI durch Auswahl der entsprechenden Schaltfläche befüllt werden.

Nach Anpassen der Tag-Inhalte und Upload der Datei wird bei entsprechender Konfiguration der Dokumententyp mit den Daten dieser Vorlage antrainiert.

6.3  Chat

Für jede Datei steht in u-know die Chat-Funktion zur Verfügung, sodass sich die Beteiligten nicht umständlich über eine weitere Applikation, wie zum Beispiel per E-Mail-Programm, austauschen müssen.

Gewünschte Anwender, die in der Dokumenten Bibliothek Nutzer sind in der die Datei abgelegt ist, können über das @-Zeichen direkt adressiert werden.

Die adressierten Anwender erhalten eine Mail-Benachrichtigung inklusive Link direkt zu der Datei in u-know, um direkt in den Chat einsteigen zu können.

Zudem werden neue Nachrichten in u-know angezeigt, der Zähler beim Glocken-Symbol am Desktop zeigt die Anzahl der neuen Nachrichten an.

6.4  Versionen und Historie

Zu jeder Datei, die über u-know gemanagt wird, steht eine umfassende und revisionssichere Historie zur Verfügung.

In der Historie sind folgende Aktionen rund um u-know dokumentiert:

• Erstellung der Datei
• Kopieren oder Verschieben einer Datei
• Änderungen von Tag-Inhalten
• Umbenennen von Dateien

Die vorangegangenen Version können ebenfalls aufgerufen werden.

6.5  Teilen von Dateien und Verzeichnissen

Je nach Funktionsumfang, den das angebundene Speichersystem bietet, können über die Teilen-Funktion in u-know Dateien und Verzeichnisse geteilt werden.

Die Berechtigungen und Möglichkeiten richten sich dabei nach dem jeweiligen Speichersystem. Eventuelle Einschränkungen sind bei den Speichersystem-Beschreibungen vermerkt.

6.6  Gemeinsames Arbeiten an Dateien

Wie von Cloud-Anwendungen gewohnt, können auch über u-know Office-Dateien, wie Word, Excel oder PowerPoint, von mehreren Anwendern/-innen gleichzeitig bearbeitet werden, soweit dies der Speichersystem-Anbieter unterstützt, was bei den jeweiligen Connections dokumentiert ist.

Durch Auswahl der Öffnen-Schaltfläche wird direkt das im Betriebssystem verbundene Programm gestartet. Durch Auswahl des Pfeils nach unten bei „Öffnen“/“Open“ wird auch das Online-bearbeiten angeboten. Das gemeinsame Bearbeiten von Dateien ist bei allen Möglichkeiten gegeben, es kann Einschränkungen bei den Connections geben, das ist bei der Beschreibung zu den Connections jeweils vermerkt.